Gestión de compras: ¿Estás cometiendo alguno de estos errores?

Nuevos tiempos, nueva gestión de compras. Este es el mantra que nos repetimos constantemente en OMS. A lo largo de nuestra trayectoria como fabricantes de maquinaria hemos aprendido la importancia de la optimización de los procesos y la adaptación a los nuevos tiempos.

Hoy en día, el proceso de compra ha evolucionado y, por lo tanto, complicado. A priori esto puede parecer una desventaja, sin embargo, si se conoce bien el sistema y se planifica la gestión se pueden obtener importantes beneficios en forma de ahorro de costes, entre otras ventajas.

Los avances en la gestión de compras incluyen el uso se software especializado como SAP, un estudio completo de la oferta de los proveedores y la relación con ellos y la sistematización o evaluación del proceso. Aumentan los adelantos y con ellos, las probabilidades de cometer fallos. Por ello, en el artículo de hoy te presentamos los errores más comunes en la gestión de compras.

Dejar todo en manos de los proveedores

Para obtener el mejor proceso en la gestión de compras, no hay que esperar a la visita de los proveedores: hay que hacer un estudio del mercado y evaluar la oferta en base a las necesidades. Hay que ir hacia al proveedor para obtener los mejores precios y optimizar el proceso.

La compra no acaba en el momento de la orden de compra, es necesario hacer un seguimiento conforme se cumplen los estándares. Los proveedores no son un ente ajeno a la empresa: su abastecimiento forma parte de la organización. Por lo que su inclusión en la evaluación mejorará el funcionamiento da totalidad de la empresa.

Evaluar el desempeño del proveedor es crucial para saber si la colaboración es conveniente.

No planificar ni analizar la compra

El proceso de compra se ha especializado hasta un punto donde algunas empresas contratan a expertos que normalmente son ingenieros o economistas para sistematizar el proceso y optimizarlo. Por lo que no las compras no son algo baladí.

La planificación con tiempo es crucial para negociar y obtener los mejores precios. Por ello no es recomendable hacer las compras con prisa ni optar por el postor más barato a primera vista.

Asimismo, no analizar el proceso de compra es un error común. La compra no es simplemente hacer órdenes y esperar a que lleguen. Como verás, es un proceso mucho más complejo, que una vez se conoce no entraña dificultades y solo beneficios para el funcionamiento de tu empresa.

La simplificación del proceso de compras en base a los proveedores y el precio se ha quedado obsoleto. Hoy en día la planificación, análisis, evaluación y colaboración entre todos los departamentos es el eje de actuación de toda empresa tanto a nivel de compras como otros departamentos.

No utilizar indicadores

Los indicadores son clave para evaluar las compras y saber si se adecúan a los objetivos. La estandarización de los indicadores a cumplir permite sistematizar y localizar los principales errores en la cadena de suministro.

De otra manera, si no se tienen unos indicadores que den luz roja o verde a los procesos: no se puede hacer un seguimiento de los objetivos ni las políticas y, por lo tanto, mejorar.

Los indicadores estudian el proceso de compras, pero también son necesarios en otros departamentos. Esta evaluación permite observar el funcionamiento para optimizar el proceso, y así evitar el error más común: dejar todo en manos del azar.

¿Estás cometiendo alguno de estos errores? ¿Cómo crees que lo puedes solventar?