Cómo evitar retrasos gracias a una planificación de la gestión con proveedores 

La cadena de suministro es una de las principales líneas de trabajo en las organizaciones.  

Una línea de trabajo cuyo funcionamiento no depende enteramente de la empresa en cuestión que gestiona el servicio o producto, lo que puede ocasionar fallos en el funcionamiento como un retraso en los plazos de entrega por factores externos como los proveedores. 

Por ello, para minimizar estos retrasos existen una serie de decisiones estratégicas que te pueden ayudar a que tus proveedores cumplan con los plazos de entrega y así evitar retrasos que afectan a tu organización. Si quieres saber más hoy en OMS te contamos algunas pistas, no te lo pierdas.

La importancia de la organización en la compra y aprovisionamiento 

La compra, así como el aprovisionamiento son uno de los ciclos más importantes en la organización de una empresa. 

Y es que en la concepción más obsoleta el proceso de compra se limitaba a elegir un proveedor disponible, comprar, esperar a la recepción del producto, llevar a cabo los procesos necesarios y entregar el producto. 

Pero un proceso tan importante no puede dejarse en manos del azar, y sí en manos de la planificación y la decisión estratégica que hace preguntas para poder organizar, tener respuestas y cumplir con los objetivos marcados, que este caso que nos ocupa, es evitar retrasos en los plazos de entrega. ¿Cómo? Gracias a una correcta gestión de los proveedores. 

Estrategia en el aprovisionamiento y las compras 

Planificación de las compras: Los retrasos pueden deber a una planificación ineficiente en el proceso de compras que no tiene en cuenta las posibles contingencias y las demoras. Para ello, es necesario estudiar los tiempos y realizar provisiones optimizadas con un margen de reacción en caso de contratiempos.  

Una mejor gestión de los proveedores 

Los proveedores son una parte esencial en el proceso de compras, y por lo tanto, según cómo se gestionan se pueden convertir en aliados o en una fuente de problemas que se podrían evitar con una mayor planificación. 

Por ejemplo, un motivo que se puede evitar y que ocasiona retrasos es lo que se denomina ‘lead time’ de los proveedores…¿en qué consiste? Es el tiempo que tarda un proveedor en producir el producto. 

Dicho esto, a la hora de buscar proveedores te recomendaríamos, además de buscar un buen precio, realizar un análisis e informarte del ‘lead time’ de tus proveedores, con el objetivo de tenerlos en cuenta para incorporarlo en la planificación de las compras. 

Por otro lado, a la hora de gestionar a tus proveedores es conveniente que veles por tu intereses y tiempos de entrega 

• ¿Cómo? Por ejemplo, llevando a cabo penalizaciones a los proveedores en caso de retrasos en las entregas.  

Para reforzar y argumentar esta penalización,  puedes pactar en el contrato la forma de la penalización, así como los límites en los plazos de entrega.  

Factores externos y comunicación 

Además del proceso de compras y aprovisionamiento, puedes minimizar los retrasos teniendo en cuenta las posibles contingencias derivadas de factores externos como las aduanas o la estacionalidad, unos actores en el suministro casi igual de importantes en los proveedores, y que a menudo no se tienen en cuenta. 

¿En qué país está el proveedor? ¿Existen aduanas y cuáles son sus condiciones? Son algunas de las preguntas a tener en cuenta. 

Por otro lado, la estacionalidad se refiere a una organización en el calendario laboral, tales como días festivos y vacaciones que afectan al organigrama del flujo de trabajo. Por lo tanto, verano, Navidad…y otros tantos son periodos a tener en cuenta. Y si el intercambio es internacional, es necesario tener en cuenta la propia idiosincrasia del país del proveedor y los festivos/vacaciones en su calendario. 

Y no menos importante, una mejora de la comunicación con tus proveedores se traduce en un éxito efecto a la hora de evitar retrasos en las entregas. 

Como verás, las estrategias para evitar retrasos en las entregas son clave para mejorar la cadena de suministro, que se traduce en un objetivo primordial: el aumento de los beneficios.